Byl jsem v podobné situaci. Pracuji pro nadnárodní společnost a pro společnost se sídlem ve Velké Británii jsem musel splnit několik povinností. (Pracuji na východě v USA.) Tým ve Velké Británii mi často posílal e-maily se žádostí, abych pro ně NALÉHAVĚ zahájil a dokončil nějaký projekt. Rychle bych odpověděl e-mailem a vyžádal si potřebné následné informace. Po několika dnech bez odpovědi bych poslal další e-mail. Ještě jednou, žádná odpověď. Níže jsou uvedeny strategie, které jsem musel použít při práci s touto společností. Je možné, že své projekty nedokončíte, ale dodržování těchto pokynů vám pomůže udržet si zdravý rozum a zároveň budete sledovat své úsilí o dokončení práce.

Jak jste uvedli, snažte se, aby váš úvodní e-mail byl stručný. Všichni jsme zaneprázdněni, takže psaní tezí o jakýchkoli problémech nebo problémech by mohlo způsobit, že se problému vyhneme. Pokud je třeba něco důkladně prodiskutovat, mohlo by se vyplatit poslat úvodní e-mail a požádat o telefonát, aby se problém dále projednal. Poté můžete podrobně diskutovat o konkrétních obavách, které můžete mít, nebo získat podrobnější informace, které potřebujete k pokroku v projektu.

Počkejte pár dní až týden, v závislosti na úrovni naléhavosti. Pamatujte, že pro ně pracujete. Pokud neodpoví, nemusí to být tak naléhavé, jak původně uváděli. Když odpovíte, otevřete svůj původní e-mail a odpovězte na něj. Nepište druhý e-mail z prázdného nového e-mailu. Samozřejmě musíte změnit příjemce ze sebe na manažera projektu. (Zapomněl jsem na to při několika příležitostech a poslal jsem si e-maily určené pro ostatní. O_O)

Důvodem, proč odpovídáte na svůj vlastní e-mail, je to, že tím vznikne stopa e-papíru, že jste snažíte se v diskusi pokračovat podle svých nejlepších schopností. To je důležité, jak brzy uvidíte.

Po odeslání druhého e-mailu počkejte znovu několik dní až týden.

Poté, co neobdržíte odpověď, zkuste kontaktovat primární kontakt po telefonu. Pokud nejsou k dispozici a dostanete hlasovou schránku, zavěste. Ano, to je správně. Hlasové zprávy jsou snadno ztraceny a nelze je vysledovat. Proto se vyhýbám zanechávání zpráv po telefonu, pokud si nejsem zcela jistý, že dostanu odpověď od této konkrétní osoby.

Místo toho začněte volat další jednotlivce, kteří jsou v rámci odpovědnosti za tento projekt další. Pokud je nemůžete získat, myslete na kohokoli , kdo by mohl mít volný vztah k projektu. Zjistěte, zda s nimi můžete mluvit přímo, a neformálně o situaci diskutujte.

Možná vám nebudou schopni pomoci dokončit práci, ale mohou si být vědomi všech okolností, které se změnily. Mohou vám říci, že váš manažer je na dovolené, nebo pokud jim jiné okolnosti brání ve všem, co souvisí s vaším projektem. Sečteno a podtrženo, pokuste se najít někoho, kdo může učinit jakýkoli druh prohlášení o stavu tohoto projektu, i když to není jejich odpovědnost.

Ještě jednou odpovězte e-mailem vedoucímu projektu. a uveďte veškeré informace, které vám byly předány od osoby, se kterou jste dokázali mluvit po telefonu. Řekněte jim, že předkládáte projekt, dokud vás přímo nekontaktuje. Pokud byl jednotlivec, který se vás pokusil informovat o stavu vašeho projektu, nesprávný, měl by být manažer dostatečně frustrovaný, aby vás kontaktoval a odstranil jakýkoli zmatek. Jedná se o trochu sociálního inženýrství, ale tato technika mi v minulosti vlastně otevřela komunikační kanály. Přinejmenším to stojí za to.

Pokud se vám nepodaří dostat někoho, kdo je užitečný, a společnost má recepční, promluvte si s nimi a zjistěte, zda je projektový manažer na dovolené nebo mimo zaměstnání. Mám zkušenost, že ve srovnání s námi Američany trvá Britům poměrně málo „svátků“ a někdy jsou 2-3 týdny pryč. To by mohlo platit i za vašich okolností a během tohoto časového období byste neměli očekávat žádnou formu odpovědi.

Pokud je to váš případ, odložte jakékoli další pokusy o komunikaci až do doby, kdy váš PM se předpokládá, že se vrátí. Dejte si ještě jednu šanci na komunikaci s nimi. Mějte na paměti, že pokud budou pryč několik týdnů, pravděpodobně budou mít hromadu e-mailů, které budou moci vyřešit, až se vrátí do kanceláře, včetně vašich původních pokusů.

Možná budete chtít počkat ještě několik dní po jejich návratu , než se s nimi pokusíte spojit. Nechcete, aby se váš poslední pokus o komunikaci ztratil v moři e-mailů, které se hromadily během jejich nepřítomnosti, a navíc je obecně zdvořilé dát jim čas reagovat na vaše počáteční pokusy o komunikaci s nimi.

Bez ohledu na to, pokud dosud vaše žádosti nevrátily, odpovězte jedním závěrečným e-mailem zpět odpovědné straně. Pokud má tato osoba manažera, nezapomeňte jej zaslat na e-mail. Znovu odešlete tuto zprávu jako odpověď na druhý e-mail, který jste odeslali. Správce CCed by měl vidět, že jste se pokusili několikrát, v průběhu několika týdnů, o další diskusi, abyste mohli dokončit práci.

Míč je u soudu přidružených společností. Pokud odmítnou komunikovat, nemůžete je přimět, aby to udělali. Právě v tomto případě osobně archivuji veškerou související dokumentaci k projektu a považuji ji za „hotovou“. Možná jste uprostřed „důležité“ práce, ale pokud lidé, kteří potřebují vaše služby, odmítnou komunikovat, nemůžete je donutit mluvit. Místo toho se můžete snažit usnadnit potřebné konverzace, zdokumentovat svou práci a nakonec na ni zapomenout, pokud odmítnou spolupracovat.

Obvykle existují velmi silné důvody, proč lidé nekomunikují. Hlavní příčinou nemusí být jejich chyba ani chyba nikoho, ale některé běžné důvody proč by zahrnovaly:

• Jsou naplněni odpovědností a odpovědí na e-mail / telefonát zavazuje je k větší odpovědnosti nebo k odpovědnostem, které jsou mimo jejich kontrolu.
• Dostanou tolik e-mailů, že je doslova nemožné s nimi držet krok.
• Nemají pocit, že by komunikace obsahovala jasně splnitelné požadavky. Naopak komunikace nemusí obsahovat dostatek formalit a podrobností, které by povzbudily k reakci (existují lidé, kteří se k tomu hodí).
• V poli „Komu:“ nebo „CC:“ je příliš mnoho lidí. Příliš mnoho lidí v poznámce oslabuje odpovědnost a / nebo podporuje úctu k „šéfovi“ pro odpověď.
• Konkrétní způsob komunikace, který jste vybrali, neodpovídá pracovnímu postupu příjemců - úžasně tam stále jsou lidé, kteří pracují primárně telefonicky nebo osobně, jiní nesnesou hlasovou poštu, ostatní to vyžadují. Někteří lidé mají s jejich prací spojeny takové přísné metriky, že prostě nemohou dělat nic kromě toho, co jim bylo přiděleno.

Souhlasím s druhou odpovědí, že procházení postranními kanály by se mohlo zbavit nějaké světlo o tom, proč nedochází ke komunikaci. Jakmile budete vědět „proč“, můžete se tomu v budoucí komunikaci přizpůsobit.

Skutečné řešení, jak to obejít, se může hodně lišit a nemyslím si, že zapojení managementu je nutně nejlepší odpověď. Pokud je to možné, zkuste navázat vztah s příjemcem a připravte svůj komunikační režim tak, aby se přizpůsobil jeho situaci.

Řekli jste

Například mě někdo požádá, abych něco udělal, udělám to a pošlu mu e-mail s oznámením, že práce je hotová a, a dejte mi vědět, pokud existují nějaké problémy. V reakci na to nedostanu nic.

S tímto případem lze zacházet jinak než s případy, kdy se nemůžete vůbec posunout vpřed, dokud nedostanete odpověď. V e-mailu, ve kterém uvedete, že je práce dokončena, přidejte větu s účinkem:

Pokud od vás neslyším, předpokládám, že nejsou žádné problémy, a pokračujte dalším krok.

Pokud navrhujete akci a čekáte na schválení, věta by byla:

Pokud od vás neslyším, předpokládám že tento přístup schválíte a já začnu pracovat.

Nyní máte papírovou stopu, která říká, že byli informováni a souhlasili s vámi, nebo by odpověděli zpět. To pro mě fungovalo dobře v několika případech, kdy jsem nechal lidi ignorovat moje e-maily. A když jsme jednou nebo dvakrát udělali něco, co nebylo to, co chtěli, přestali ignorovat i e-maily!

S ohledem na maximalizaci pravděpodobnosti úspěšné komunikace se snažím:

1. Všude, kde je to možné, zjednodušit.
2. Adresujte e-maily konkrétním lidem nebo lidem.
3. Uspořádejte otázky podle možností.

Pokud se vám nedostanou v rozumném časovém rámci (řekněme do konce následujícího pracovního dne), uděláte to takto:

Na 2. žádost uvedete pěkný „2. žádost“ v řádku předmětu s původním předmětem. Nepřidávejte do e-mailu žádné další lidi.

Pokud se vám nedostanou do následujícího pracovního dne, vložíte do předmětu „TŘETÍ ŽÁDOST“ a vyřídíte jejich šéfa. Možná budete chtít zkontrolovat, že nemají dovolenou, než to uděláte :)

Pokud to nefunguje, měli byste pravděpodobně přestat s touto společností spolupracovat.

To je to, co udělali jsme v mé staré společnosti a fungovalo to dobře.

Určitě někdo nad vámi by rád viděl tyto projekty hotové, ale necítil potřebu zajistit, aby lidé vykonávali svou práci.

Musíte dát odpovědným osobám vědět, jaký je stav všech projektů. Pokud si jsou vědomi, že lidé, kteří neodpověděli, jsou příliš zaneprázdněni, nemůžete s tím nic dělat. Vrátí se s vámi, kdykoli budou moci.

Po několika výzvách bych si chtěl myslet, že odpovím nějakou krátkou zprávou s vysvětlením, že v tuto chvíli nemohu problém vyřešit. Doufejme, že budu mít nápad, kdy to bude možné, ale to není vždy možné.

Na konci dne není nedostatek komunikace problémem, je to, že nemáte potřebné informace. Pokud jsou vaše žádosti o informace ignorovány, dovolil bych si, aby se tento druh problému téměř jistě řešil shora dolů. Téměř všechny projekty mají určité časové osy. Měli byste mít ty na manažerských pozicích, včetně vlastního manažera, pomáhat s prosazováním termínů. Pokud to vyžaduje, aby si manažeři promluvili se svými zaměstnanci, aby zajistili, že získáte svá data / cokoli, budiž; to dělají manažeři.

Ke sledování projektu používáte e-mail, že? Problémem je nedostatečná viditelnost, že jste blokováni při čekání na odpověď nebo že jste dokončili pracovní položku.

Doporučuji nastavit nástroj pro sledování projektu (pokud ho již organizace má, je to skvělé ) a udržovat tak svůj aktuální stav aktuální.

Pak, pokud někdo chce znát skóre, potřebuje zkontrolovat vaši desku a tady je velikonoční vajíčko, má vaše deska historii , takže můžete docela jasně (a trapně) odkázat lidi zpět na dotaz, který jste odeslali před 2 týdny na úkol, který najednou označili jako naléhavý.

Jak by se měl obecně řešit situace, kdy lidé nekomunikují?

Závisí to na kultuře. A upřímně řečeno to nemusí být řešitelný problém. V některých případech problém vyřeší osobní setkání. Možná osobní schůzky s následným sledováním e-mailů. Ale možná také 100% nic nemůže pomoci.

Konzultoval jsem to na koncertech, kde se scénář týden od týdne překrývá s měsíční verzí filmu Hromnice Den . Jen nekonečný cyklus stejných problémů, stejné krize, stejných řešení, stejných dohod ... To se pak ztratí v nějaké časové deformaci, na kterou jsem nebyl upozorněn, a pak hádejte co? Stejné problémy, stejná krize, stejná řešení, stejné dohody…

Realita je v pracovních situacích, jako je tato - a sakra i v takových životních situacích - musíte racionálně ustoupit &, viz následující:

• Co je skutečně potřeba?
• Co spadá na vás?
• Co spadá na ostatní?
• Jak bude ovlivněn úkol nebo projekt ?

A pak to odtamtud zahrajte podle sluchu. Pracuji v I.T. a vyskytly se případy, kdy jsem jasně uvedl, že fyzické zařízení ve skutečnosti prostě zemře, pokud nebudou přijata opatření. A Hádej co? Jelikož jsem konzultantkou &, je úkolem někoho jiného vypořádat se s fyzickou stránkou zařízení, plynou dny, týdny, měsíce ... Pak to doslova umírá. Zavolal jsem, abych vysvětlil, co by se dalo udělat. Diskuse zní v zásadě: „Unce prevence lepší než libra léčby…“, která často padá na mrtvé uši.

Spadá do reality, že mnoho pracovních prostředí, klienti & organizační struktury jsou jen stěží funkční . A musíte jen přijít na to, jak v takovém prostředí nejlépe fungovat.

Dělám odpověď, která se vyhne problémům s komunikací, ale to to nevyřeší.

V mnoha softwarových projektech koluje pro dokončení úkolů tolik e-mailů, které nepoužíváme e-mailem už pro hlášení. Máte mechanismus řídicího panelu, který sdílíte s organizacemi, se kterými pracujete? Pokud začnete pracovat s těmito řídicími panely, můžete mít osvědčený postup, který spočívá v aktualizaci řídicího panelu a používání e-mailu pouze pro otázky, které vyžadují odpověď. Je odpovědností projektového manažera zkontrolovat řídicí panel a ujistit se, že práce byla provedena.